14-Sep-2020 Personal & Lifestyle

Die richtige Planung, meine Tipps!

Die richtige Planung

Die richtige Planung ist ein Muss, wenn man effektiv & effizient arbeiten möchte. Ich arbeite als Online Content Managerin im Home-Office & studiere – ohne Planung funktioniert bei mir also gar nichts. Doch wie plant man “richtig”, was bedeutet “richtig” und warum kann man nicht spontan planen? Richtig planen bedeutet, dass man seine To Do’s ohne Stress & ohne Zeitdruck erledigt. Spontan planen kann man nicht, weil planen nie spontan ist. Bei der Planung bestimmt man die To Do’s für die kommenden Tage oder Wochen & wie man das macht, erzähle ich euch im heutigen Blogpost. Schreibt mir gerne auch eure Vorgehensweise in die Kommentare, wie plant ihr?

1. Prioritäten setzen

Prioritäten setzen zu können bietet die Grundlage für eine richtige Planung. Dafür müsst ihr euch einen Überblick verschaffen & zuerst einmal alle Aufgaben aufschreiben. Was müsst ihr wann erledigt haben? Wo habt ihr eine Deadline & wo nicht? Was kann verschoben werden & was nicht? Ihr ordnet eure Aufgaben also nach Wichtigkeit, Dringlichkeit & Zeitaufwand. Ich empfehle euch, die Aufgaben zusätzlich auch noch in Gruppen wie in “Arbeit”, “Schule”, “Haushalt” einzuteilen. So seht ihr bei der Planung nämlich direkt, wie eure Tage strukturiert sind – z.B. am Mittwoch habt ihr grösstenteils “Haushalt” & auch noch eine Aufgabe aus der Gruppe “Studium”, die nicht verschoben werden kann.

  • Aufgaben mit Deadline und hoher Priorität
  • Aufgaben ohne Deadline und mit hoher Priorität
  • Aufgaben ohne Deadline und niedriger Priorität

2. Zeitplan erstellen

Danach gliedert ihr eure Aufgaben in einen Zeitplan ein. Eure Aufgaben benötigen jeweils einen Starttermin & einen Endtermin, damit eine richtige Planung funktioniert. Wie weit euer Zeitplan reicht, ist natürlich euch überlassen. Jedoch ist eine sinnvolle Planung für die nächsten zwei Monate in meinen Augen nicht möglich, weil in einem langen Zeitraum viel zu viele Aufgaben aufeinandertreffen würden & das Priorisieren schwierig dadurch wird.

Für einen Zeitplan eignen sich Kalender (schriftlich oder online) & To Do-Listen-Apps (auf dem Smartphone und/oder dem Laptop). Ich arbeite privat & für das Studium mit meinem schriftlichen Kalender & meiner Smartphone Kalender-App. Bei der Arbeit verwende ich den Microsoft Planner als App & auf dem Laptop.

3. Die richtige Planung der To Do’s

Erst jetzt befassen wir uns mit der eigentlichen Planung. Bei diesem Schritt sind besonders die Wichtigkeit & der Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben von Bedeutung. Damit ihr nun eure Woche / eure Wochen effektiv planen könnt, müssen folgende Punkte inzwischen klar sein:

  • Was müsst ihr alles in diesem Zeitraum erledigen?
  • Bis spätestens wann müsst ihr was erledigt haben?
  • Wie viel Zeit benötigt ihr für die einzelnen Aufgaben?
  • Welche Aufgaben werden aufgeteilt?

Logischerweise werden zuerst einmal die Deadlines der Aufgaben eingetragen, da dies nicht veränderbare Termine sind. Als nächstes widmet ihr euch den To Do’s mit viel Zeitaufwand. Sie fordern mehr Zeit als die anderen To Do’s & sind auch meistens für den Stress & Zeitdruck verantwortlich. Diese Aufgaben teilt ihr dann nochmals in einzelne Blöcke auf, die ihr mehrmals in eure Planung integriert – anstatt einmal in der Woche sechs Stunden zu lernen, lernt ihr z.B. drei Mal in der Woche zwei Stunden. Die restlichen Aufgaben baut ihr schliesslich drumherum.

4. Die Gestaltung der Planung

Damit ihr weiterhin einen guten Überblick habt, solltet ihr euren Gruppe (“Arbeit”, “Studium”, usw.) z.B. eine Farbe zuweisen. Sobald ihr einen Blick in euren Zeitplan werft, erkennt ihr sofort, an welchen Tagen welche Aufgaben anstehen & ob ihr irgendwo sogar zu viel eingeplant habt. Sollten unerwartet noch weitere To Do’s dazukommen, fällt euch die Integration leichter.

4. Häufige Fehler & Tipps

Bei der Planung können auch viele Fehler passieren; man kann sich z.B. beim Zeitaufwand verschätzen, die Prioritäten falsch deuten oder die Aufgaben kontraproduktiv einteilen. Hier ein paar Punkte, die ihr beachten solltet:

  • zu viel an einem Tag einplanen
  • zu wenig Pausen dazwischen
  • kontraproduktive Aufgabenabläufe
  • Flexible To Do’s nicht verschieben

Es ist sehr wichtig, dass ihr nicht alle Aufgaben mit hoher Prioritäten am selben Tag plant. Natürlich sind das eure wichtigsten To Do’s im aktuellen Zeitplan, aber bei einem überfüllten Tagesplan schwindet sehr oft auch die Motivation. “Wie soll ich das alles nur schaffen?” – Wenn ihr euch diese Frage stellt könnt ihr sicher sein, dass ihr unrealistisch geplant habt & Stress empfinden werdet. Auf eine grosse Aufgabe sollte also eine kleinere Aufgabe folgen, damit eure Motivation & euer Durchhaltevermögen vorhanden bleibt. Aufgaben ohne Priorität können bei eurem aktuellen Zeitplan auch komplett weggelassen- & erst berücksichtigt werden, wenn sich ihre Wichtigkeit erhöht. Ihr müsst einfach immer realistisch bleiben & auch regelmässige Pausen mit einbauen.

Ein weiterer, häufiger Fehler ist die fehlende Optimierung bei der Planung. Es macht z.B. keinen Sinn, wenn ihr am Morgen um 10:00 Uhr eine Stunde “Studium” einplant, danach zwei Stunden “Privat” (Einkaufen, usw.) & am Nachmittag um 15:00 Uhr dann wieder eine Stunde “Studium” einbaut – optimiert diesen Ablauf & fügt das Studium z.B. zu einem Block zusammen, damit ihr entweder am Morgen oder am Nachmittag wieder ein freies Zeitfenster bekommt. Dieses könnt ihr dann z.B. für andere Aufgabe nutzen oder für eine Verschiebung. Wenn eure Aufgaben-Reihenfolge nicht gut optimiert ist, zerfällt die Wirkung eurer Planung.

5. Die richtige Planung allein funktioniert nicht

Mit der richtigen Planung ist die Arbeit nicht getan. Die Prioritäten, die Einteilung & die Gestaltung erledigen eure To Do’s nicht. Ihr müsst euch also konsequent an eure Planung halten – keine Verschiebungen aus Faulheit & keine Ausreden! Sobald ihr anfängt, gegen eure Planung zu arbeiten werdet ihr es nicht schaffen, alle Aufgaben stressfrei zu erfüllen – im Gegenteil. Die kleinere To Do’s mit wenig Zeitaufwand sind sicherlich erledigt, weil das einem logischerweise leichter fällt – doch das ist nicht das Ziel einer richtigen Planung, denn die wichtigen Aufgaben mit hoher Priorität wurden dann entweder gar nicht- oder hektisch & unter einem grossen Stresseinfluss erfüllt. Das Ziel einer richtigen Planung ist es, alle Aufgaben komplett ohne Stress & Zeitdruck erfüllen zu können. Erst dann war eure Planung ein Erfolg!

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